Fase A:
Voorbereiding
Tijdens de voorbereidingsfase plan je als opdrachtgever het project. In deze fase:
- Beschrijf je de projectscope
- Benoem je aandachtspunten en (circulaire) kansen
- Maak je een planning
- Breng je alle stakeholders in kaart
Aanbevelingen
Bepaal de projectscope zorgvuldig
De projectscope bepaalt in hoeverre het mogelijk is om bouwstenen van het circulair service model toe te passen. Wees je daarvan bewust, want in deze fase kun je de scope nog aanpassen. Wanneer je bijvoorbeeld een beheerperiode toevoegt, of het energieverbruik van installaties ook onderdeel maakt van het project, kan de opdrachtnemer meer circulaire of energiebesparende maatregelen nemen. Dat kan het verschil maken in de businesscase én draagt bij aan jouw circulaire doelstellingen. De looptijd die je kiest, bepaalt de haalbaarheid van het circulaire project. Hoe langer de looptijd, hoe meer circulaire kansen kunnen worden benut. En hoe beter het mogelijk is om in te spelen op nieuwe, duurzame innovaties. Het nadeel van een langere looptijd is dat het meer financiële onzekerheden met zich meebrengt. Ook wil je wellicht de vrijheid hebben om geregeld met een andere partij in zee te gaan.
Download de projectscope check
Maak ruimte voor dialoog en innovatie
Maak voorafgaand aan of vroeg in het aanbestedingsproces ruimte voor dialoog en samenwerking met marktpartijen. Hiermee krijg je wederzijdse verwachtingen scherp en breng je innovatie in het aanbestedingsproces. Een twee-fasencontract of bouwteamovereenkomst leent zich hier goed voor. Geef marktpartijen daarnaast voldoende tijd om met nieuwe innovatieve ideeën te komen – zo’n 1,5 keer meer dan bij een standaardproces met dialoog. Zo kan de opdrachtnemer de laatste innovaties ophalen, begrijpen en toepassen in zijn voorstel. Vaak is er ook tijd nodig om administratief een en ander voor te bereiden, zodat investerings- en onderhoudsbudgetten samengevoegd kunnen worden voor het circulaire project.
Vorm een projectteam
met de juiste inzet en mindset
Cruciaal voor het slagen van elk circulair project is de inzet van de projectleider en andere teamleden. Kies een projectleider en mensen daaromheen die als aanjager optreden en collega’s meenemen in het ‘waarom’ en het ‘hoe’ van circulair bouwen. Betrek ook de beheerafdeling en andere interne stakeholders op tijd. Voor een Circulair Service Model-project heb je projectteamleden nodig met de volgende mindset:
- gericht op de lange termijn
- zich kunnen aanpassen aan nieuwe omstandigheden
- werken vanuit vertrouwen in plaats van controle
- focus op waarde, kwaliteit en duurzaamheid in plaats van alleen op kosten
Circulaire infra: sleutels voor een effectieve samenwerking
*Lees hier meer over hoe je je team optimaal kunt inrichten voor een effectieve samenwerking
