Samenwerkings- en ontwerpfase
Tijdens de samenwerkings- en ontwerpfase bereid je als opdrachtgever – samen met de opdrachtnemer – het ontwerp en de contractstukken voor. In deze fase werk je van abstract naar detailniveau, eventueel in meerdere ontwerpfasen (afhankelijk van de gekozen contractvorm).
Download de business case OPDrachtgeverDOWNLOAD DE Business case opdrachtnemer
Aanbevelingen
Werk met een bouwteam
Wil je een zo circulair mogelijk project realiseren, dan werkt een bouwteam in deze fase het beste. In een bouwteam stem je gezamenlijk de kaders van het project af. Ook bepaal je samen wat de beste vorm en eisen zijn voor het contract.
Maak ruimte voor dialoog
Maak zo vroeg mogelijk in het aanbestedingsproces ruimte voor dialoog en samenwerking met marktpartijen. Heb je dit in de voorbereidingsfase nog niet gedaan, doe het dan nu. Je kunt dit organiseren met bijvoorbeeld een marktdialoog of een bouwteamovereenkomst.
Selecteer op kwaliteit
Selecteer samenwerkingspartners vooral op basis van kwalitatieve criteria als kennis, competenties en motivatie. Zo kom je erachter of jullie dezelfde doelstellingen nastreven. En of jullie op één lijn zitten over hoe jullie daaraan willen werken.
Vraag functioneel uit
Vraag de gewenste oplossing uit op een hoog abstractie- of functioneel niveau. Stel ook de eisen zo functioneel mogelijk op. In deze fase kun je immers de grootste impact maken: het is nu nog mogelijk om dingen écht anders te doen, zoals functies te integreren, waardoor bepaalde assets compleet overbodig worden.
In de fase van het definitief ontwerp kan vaak alleen nog gewisseld worden naar duurzamere materialen. En bij het uitvoeringsontwerp kan nog slechts verduurzaamd worden in de toeslagmaterialen voor het gekozen materiaal. Bijvoorbeeld meer PR in de productie van asfalt, of meer secundair betongranulaat in de productie van beton.
Kader het ontwerp dus niet te ver in en stel vooral functionele eisen. Geef opdrachtnemers ruimte om met circulaire alternatieven te komen. Laat hen bijvoorbeeld onderzoeken of ze gebruik kunnen maken van secundaire onderdelen en materialen, of van alternatieve (biobased) materialen.
Zorg voor draagvlak
Zorg voor intern draagvlak voor een vernieuwende aanpak. Neem relevante interne stakeholders tijdig mee in de oplossingen die worden verkend en voorgesteld.
Stimuleer en beloon duurzame keuzes
Gun (ook) op waarde in plaats van (vooral) op prijs. Richt gunnings- en beoordelingscriteria dus niet alleen in op basis van kostprijs + opslag, maar bouw prikkels in voor het leveren van:
• kwaliteit
• hogere waarde
• langere levensduur
• het behalen van circulariteits- of duurzaamheidsdoelstellingen
Daarvoor kun je bijvoorbeeld de bouwstenen Periodieke prestatievergoeding, Bonus (of malus) als beloning, of Rekenen met restwaarde inzetten.
Maak afspraken over het vaststellen van de restwaarde
Stel bij het opstellen van het contract vast hoe je aan het einde de restlevensduur of restwaarde gaat beoordelen. Is dit op basis van praktijktesten, datamodellen, vergelijking met branchegemiddelden, of iets anders? Hoe concreter de afspraken over het rekenmodel dat je hanteert, hoe makkelijker de afwikkeling gaat. Spreek af welke informatie nodig is bij de afwikkeling en wie verantwoordelijk is voor het vastleggen en aanleveren van welk deel. Denk daarbij onder meer aan opleverdata, inspecties, keuringen en ‘as built’-informatie.
Gaat het om een tijdelijke asset die weer wordt verwijderd? Spreek dan af wie eigenaar wordt van de onderdelen en materialen.
